Rechnungsstellung für Ferienunterkünfte: Ein Leitfaden zu Mehrwertsteuer und Gastrechnungen

So stellen Sie Gästen auf Airbnb und Booking in Spanien eine Rechnung (Mehrwertsteuer und Gastabrechnung erklärt)#

Eines der Themen, das bei Ferienhausverwaltern die meisten Zweifel aufwirft, ist die Rechnungsstellung an Gäste, also wann und wie Rechnungen an Gäste ausgestellt werden müssen. Insbesondere auf Plattformen wie Airbnb oder Booking.com, wo der Zahlungsfluss nicht immer klar ist, tauchen Fragen auf wie:

• Muss ich allen Gästen eine Rechnung ausstellen?

• Unterliegt die Ferienvermietung in Spanien der Mehrwertsteuer?

• Wer ist für die Rechnung verantwortlich: die Plattform oder der Verwalter?

In diesem Leitfaden erklären wir, wie die Rechnungsstellung in Spanien tatsächlich funktioniert – klar und auf die meisten Fälle anwendbar.

1. Unterliegen Ferienwohnungen in Spanien der Mehrwertsteuer?

In den meisten Fällen nein.

Gemäß dem Mehrwertsteuergesetz 37/1992 sind Wohnungsvermietungen von der Mehrwertsteuer befreit, sofern sie keine typischen Hoteldienstleistungen umfassen.

2. Wann Sie KEINE Mehrwertsteuer anwenden müssen (häufigster Fall)

Ihre Tätigkeit ist befreit, wenn Sie wie die meisten Verwalter agieren. Konkret: wenn Sie nur folgende Aufgaben durchführen:

• Reinigung zwischen den Aufenthalten

• Bettwäsche zu Beginn

• Schlüsselübergabe

• WLAN und Nebenkosten

• Gelegentliche Wartungsarbeiten

Dies ist der Standardfall in der Branche.

3. Wann Sie MEHRWERTSTEUER anwenden MÜSSEN (10%)

Sie müssen Mehrwertsteuer anwenden, wenn Sie zusammen mit der Vermietung typische Hoteldienstleistungen anbieten:

• Reinigung während des Aufenthalts

• Bettwäschewechsel während des Aufenthalts

• Ständige Rezeption

• Mahlzeiten oder hotelähnliche Dienstleistungen

In diesem Fall gilt die Vermietung als Hoteldienstleistung, und Sie müssen eine Rechnung mit 10 % Mehrwertsteuer ausstellen.

4. Rechnungsstellung an Gäste: Wann müssen Sie dem Gast eine Rechnung ausstellen?

Hier liegt der entscheidende Punkt, den viele Verwalter nicht kennen. Gemäß der Rechnungsverordnung (Königliches Dekret 1619/2012):

Sie sind NICHT verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn:

• Der Gast eine Privatperson ist

• Die Vermietung von der Mehrwertsteuer befreit ist

Sie sind verpflichtet, wenn:

• Der Gast es verlangt

• Der Gast ein Unternehmen oder Freiberufler ist

• Die Vermietung gemäß dem vorherigen Abschnitt mehrwertsteuerpflichtig ist

In den ersten beiden Fällen wird die Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausgestellt mit dem Vermerk: „Von der Mehrwertsteuer befreite Leistung gemäß Artikel 20.Eins.23 des Gesetzes 37/1992“.

5. Airbnb und Booking: Wer erstellt die Rechnung für den Gast?

Plattformen wie Airbnb und Booking.com:

• Stellen ihre Provision dem Eigentümer und/oder der Verwaltungsgesellschaft in Rechnung.

• Stellen die Unterkunft nicht in Ihrem Namen in Rechnung (in den meisten Fällen).

Wenn also ein Gast eine Rechnung verlangt, sind Sie für deren Ausstellung verantwortlich.

6. Was passiert, wenn Sie für nicht mehrwertsteuerpflichtige Vermietungen keine Rechnung ausstellen?

Auch wenn keine Pflicht zur Rechnungsausstellung besteht:

• Sie müssen alle Einnahmen erfassen.

• Sie müssen diese steuerlich erklären.

Dieser Punkt ist entscheidend, um Buchhaltungsfehler zu vermeiden.

7. Wird sich das in Zukunft ändern?

Die Richtlinie (EU) 2025/516 ViDA führt Änderungen bei der digitalen Besteuerung ein. Jedoch:

• Sie bedeutet (vorerst) nicht, dass alle Ferienvermietungen der Mehrwertsteuer unterliegen.

• Ihre konkrete Anwendung in Spanien steht noch aus.

Fazit: Wie funktioniert die Rechnungsstellung an Gäste in Spanien tatsächlich?

Wenn Sie wie die meisten Verwalter agieren (Sie erbringen keine Hoteldienstleistungen):

• Sie wenden keine Mehrwertsteuer an

• Sie müssen Privatpersonen keine Rechnungen ausstellen

• Sie stellen nur auf Anfrage eine Rechnung aus

• Die Buchung und steuerliche Erklärung der Einnahmen ist verpflichtend.

Es ist ein viel einfacheres Modell, als es scheint.

Von Rechtsexperten geprüfter Inhalt#

Dieser Artikel wurde für Rental Ninja von der Anwaltskanzlei Altalex validiert, was garantiert, dass die hier präsentierten technischen und rechtlichen Informationen den geltenden Vorschriften in Spanien entsprechen.

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Jaume Subirats Torroja

Rechtsanwalt und Steuerberater / Tax lawyer

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